Quyết toán, có thể hiểu đơn giản là việc khoá sổ cuối năm của một đơn vị, là công việc ngày 31/12 hàng năm của phòng Kế toán, là ngày mà Giám đốc doanh nghiệp xoa tay mỉm cười, nhìn con số lợi nhuận tròn trĩnh, tươi tắn của một năm kinh doanh thắng lợi. Còn với những người cán bộ Kế toán BIDV, nó lại gắn với bao kỷ niệm của một thời.

 Quyết toán thời bàn tính gẩy và máy đục lỗ

Các anh chị cũ kể lại rằng, hồi trước vất vả lắm. Tại chi nhánh, việc quyết toán thường bắt đầu từ 15/12 và rộn ràng nhất là 3 ngày cuối năm. Không khí quyết toán bắt đầu bằng việc các đơn vị A - B đến Ngân hàng Kiến thiết (NHKT) đối chiếu hạn mức cấp phát, chờ vốn từ tài chính chuyển về, các chi nhánh ngân hàng kiểm kê tài sản, đối chiếu sổ sách, số dư với các đơn vị, với Sở Tài chính, với Ngân hàng Nhà nước (NHNN) huyện, tỉnh, đối chiếu chuyển vốn, nhận vốn và vãng lai liên hàng với Ngân hàng Kiến thiết, cả số đã về và số còn lang thang trên đường bưu điện… để kịp khoá sổ.

Tiếp đó, suốt một tháng, công việc vất vả gấp đôi vì cán bộ kế toán chi nhánh vừa đảm bảo công việc giao dịch thường xuyên vừa làm quyết toán, (lập báo cáo cân đối của chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn hàng, hợp cộng cả báo cáo kế toán các chi nhánh khu vực) và lập các loại biểu. Mọi việc đều làm thủ công với công cụ duy nhất là bút mực, bàn tính gẩy, máy Nisa (tương tự như máy tính bấm 12 số bây giờ).

Mọi báo cáo gửi về chi nhánh tỉnh hoặc về Ngân hàng Kiến thiết Trung ương (NHKTTW) đều theo đường bưu điện (mất từ 5-15 ngày) hoặc trực tiếp đạp xe mang về. Trước năm 1980 chưa có máy điện thoại liên tỉnh nên mọi vấn đề liên hệ, hướng dẫn trao đổi đều do cán bộ về trực tiếp.

Khoảng cuối tháng 1, công việc quyết toán của NHKTTW bắt đầu bận rộn, từ lúc nhận được báo cáo gửi về. Và bắt đầu từ việc kiểm tra, đối chiếu, tìm chênh lệch, tìm sai điều chỉnh báo cáo của từng chi nhánh. Từ đó mới tổng hợp thành báo cáo của toàn hệ thống. Công việc tổng hợp báo cáo lúc đầu thực hiện bằng thủ công, từ năm 1970 được thực hiện bằng máy tính đục lỗ (máy cơ) và thường kéo dài gần 2 tháng, khoảng giữa tháng 3 thì xong báo cáo cân đối và giữa tháng 4 thì xong các biểu mẫu.

Niềm vui của người cán bộ kế toán chỉ trọn vẹn khi hoàn thành báo cáo quyết toán và khi đó mới thực sự được đón năm mới.

Có thể bây giờ các bạn lạ lắm - vì sao chậm thế? Nhưng nếu biết rằng luật cũng quy định thời hạn “chậm nhất 30/3 hàng năm” và các bạn sẽ hiểu, thực ra để làm được như vậy cũng đâu có dễ dàng, và càng hiểu công sức của hàng mấy trăm người ròng rã 3 - 4 tháng trời. Những báo cáo kế toán, mấy chục năm trước lưu lại còn rõ nét chữ cứng cáp, thẳng hàng đều tăm tắp và tươi rói nét mực là minh chứng trung thực nhất.

Bảng đối chiếu thanh toán vãng lai nội bộ Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam theo mô hình bảng kế toán bàn cờ

Quyết toán thời máy vi tính đầu tiên

Từ năm 1992, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thành lập phòng máy vi tính và có 2 máy vi tính Oliveti đầu tiên. Từ năm 1993, mỗi chi nhánh có ít nhất 2 máy vi tính. Đến năm 2000 thì đã trở thành một hệ thống với hơn 1000 máy vi tính. Ở mỗi chi nhánh là một phòng máy vi tính kết nối LAN. Ở Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Trung ương đã thành lập Trung tâm công nghệ và cả ngành là một mạng WAN. Nhưng cho đến năm 2003 vẫn vận hành theo chế độ hạch toán và dự liệu phân tán. Công tác quyết toán đỡ vất vả hơn chút ít. Thông thường từ tháng 11 đã tổ chức hội nghị chuyên đề, phổ biến, hướng dẫn, thống nhất biểu mẫu quyết toán. Từ tháng 11, phòng điện toán đã xây dựng, cài đặt chương trình quyết toán, và cán bộ phòng kế toán Hội sở chính đã về các chi nhánh cùng phối hợp, hướng dẫn, xử lý những sai sót, vướng mắc và thực hiện quyết toán 11 tháng, làm cơ sở quyết toán cả năm.

Điện thoại Trung tâm công nghệ và Phòng Kế toán reo vang liên tục, trao đổi, hướng dẫn, động viên, vui cười làm cho không khí quyết toán của các chi nhánh và Hội sở chính hoà vào nhau rộn rã. Đến cuối ngày 01/01 đã có báo cáo tổng hợp nhanh kết quả kinh doanh để kịp thông báo trong buổi giao ban đầu tiên 02/01.

Báo cáo cân đối kế toán được gửi về theo đường truyền file qua mạng và báo cáo giấy gửi theo đường bưu điện. Khoảng 15/01 đã xong tổng hợp nhanh báo cáo kế toán. Đến cuối tháng 1 thì tổng hợp xong báo cáo kế toán chính thức và giữa tháng 2 thì tổng hợp xong hơn 30 biểu báo cáo quyết toán, kiểm toán.

Không khí phấn khởi, nét mặt rạng rỡ của các cán bộ kế toán khi truyền xong báo cáo về Hội sở chính và được nhận lẵng hoa, thiếp chúc mừng, tiền thưởng với danh hiệu là đơn vị gửi sớm nhất hoặc đơn vị quyết toán chính xác nhất, bõ công hàng tháng trời làm thêm buổi tối. Nụ cười hài lòng của Tổng giám đốc, Giám đốc chi nhánh là niềm động viên quí giá đối với cán bộ kế toán. Vậy là máy vi tính nối mạng giúp họ đón năm mới nhanh hơn trước 2 tháng.

Quyết toán Y2K, nhớ mãi

Còn nhớ năm 1999, cả thế giới lo lắng vì sự kiện Y2K và ở BIDV có một mùa quyết toán đặc biệt từ nhận thức đầy đủ tác hại vô cùng to lớn, thậm chí đổ vỡ hoạt động, mất an toàn tài sản, tiền bạc của ngân hàng và khách hàng nếu để xảy ra sự cố Y2K tại bất kỳ một điểm nào trong hệ thống BIDV, nên Ban lãnh đạo đề ra mục tiêu: “Chủ động phòng chống - kiên quyết không để xảy ra sự cố, bảo đảm an toàn tuyệt đối dữ liệu, tiền vốn, tài sản của khách hàng và ngân hàng. Bảo đảm hoạt động liên tục và thống suốt trong mọi tình huống”.

Dưới sự quan tâm sát sao của Tổng giám đốc, Ban chỉ đạo được thành lập do Phó Tổng giám đốc Lê Đào Nguyên làm trưởng ban và anh Đặng Mạnh Phổ Giám đốc Trung tâm công nghệ là phó ban, ở các chi nhánh do các đồng chí Giám đốc là trưởng ban. Ngay từ tháng 10/1999, một kế hoạch chủ động đối phó được vạch ra trên cả 3 mặt:

• Tổ chức hội nghị quán triệt nhận thức, phổ biến kế hoạch tập huấn cán bộ.
• Chuẩn bị lực lượng (xây dựng các phần mềm chuyển đổi, máy, thiết bị, nhân lực…).
• Phương án phòng chống, đối phó và xử lý.

Cuối tháng 10/1999, hội nghị kế toán - điện toán được tổ chức tại hai khu vực chỉ để bàn một chuyên đề đặc biệt: Đón Y2K như thế nào?

Hội nghị thông qua phương án hành động, từ việc kiểm tra lại mạng, áp dụng chương trình chuyển đổi dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, đến việc tổ chức quyết toán 11 tháng và quyết toán hàng ngày trong tháng 12. Đặc biệt, một phương án dự phòng được tập dượt, là nếu có sự cố, trục trặc xảy ra cho ngày 31/12 thì lập tức tổ chức hạch toán thủ công để đảm bảo hoạt động bình thường ngay từ 01/01/2000. Mọi người ra về, khí thế quyết tâm và tin tưởng. Mọi công tác chuẩn bị triển khai khẩn trương như tinh thần chống bão. Suốt 2 tháng, Ban chỉ đạo, Trung tâm công nghệ và Phòng kế toán, điện toán làm quên ăn, quên ngủ.

Thế rồi, ngày 31/12/1999 đã đến, từng giờ trôi đi. Có thể cảm nhận sự hồi hộp, căng thẳng, say sưa, cẩn trọng trên từng nét mặt, từng ngón tay trên bàn phím. 12 giờ đêm 31/12/1999 qua đi, rồi đến 1h30’ rạng ngày đầu tiên của Thiên niên kỷ mới, niềm vui như vỡ oà khi Báo cáo tổng hợp nhanh cân đối quyết toán đã xong và chạy thử dữ liệu ngày mới suôn sẻ. Cả hệ thống từ Hội sở chính đến các đơn vị thành viên dường như suốt đêm không ngủ. Sáng 01/01/2000, nhìn nụ cười rạng rỡ trên những khuôn mặt hốc hác, thiếu ngủ của các cán bộ kế toán, kỹ sư Công nghệ thông tin và nhất là của anh Lê Đào Nguyên, ai cũng xúc động rưng rưng, không nói thành lời “Cảm ơn, Các bạn giỏi lắm!”

Niềm vui trong đêm giao thừa thiên niên kỷ mới thật trọn vẹn. Từ đó, đối với BIDV, danh từ Y2K mãi mãi gắn liền với một kỷ niệm đẹp trong nghề nghiệp và đồng nghĩa với niềm tự hào nhỏ bé - chiến thắng.

Những thuật ngữ không thể nào quên

Ngày 31 kéo dài: Trước đây, do thông tin liên lạc chậm, do chờ chuyển tiền, do chờ ngân sách chuyển vốn, do hạch toán thủ công nên thực chất ngày 31/12 chưa thể khoá sổ được. “Ngày 31 kéo dài” là để chỉ những sự việc kinh tế xảy ra ngày 31/12 nhưng chưa lập hạch toán, hoặc xảy ra sau ngày 31/12 nhưng được quy ước và hạch toán vào sổ kế toán năm trước (như cấp phát, chuyển tiền, nhận vốn, do Ngân sách Trung ương, Ngân sách địa phương chuyển vốn thuộc niên độ kế hoạch năm trước). Trên thực tế ngày 31 kéo dài có lúc đến 10/01. Có lẽ đó cũng là một thuật ngữ ghi dấu ấn của một thời hạch toán thủ công, nên việc khoá sổ có thể du di, cũng như cùng lúc vẫn có thể mở sổ hạch toán cho cả năm cũ và năm mới.

Máy Nisa và máy đục lỗ: Có lẽ bây giờ khó hình dung khi nghe từ này. Máy Nisa thực chất là máy tính 12 số hiện nay để thực hiện 4 phép tính. Chỉ khác là không chạy bằng pin mà sau khi bấm phím số, sẽ quay tay (như quay máy cán mì). Chỉ vậy thôi nhưng đã tiên tiến hơn bàn tính gẩy rất nhiều. Còn máy đục lỗ (còn gọi là máy cơ) chính là tiền thân của máy vi tính hiện nay. Chỉ có điều khác là máy này không chạy bằng chương trình phần mềm mà chạy bằng các chốt cắm định vị và chỉ thực hiện các phép tính để tổng hợp báo cáo sau khi nhập số liệu vào theo kiểu đánh máy chữ.

Máy Nisa được lưu giữ tại Phòng Truyền thống BIDV hiện nay

Phòng máy tính của NHKTTW với tiếng máy đục lỗ lách cách như thoi dệt chính là tiền thân của Phòng máy vi tính và Trung tâm công nghệ hiện đại hiện nay. Nhờ có những chiếc máy cổ lỗ ấy mà công tác quyết toán đã nhanh gọn hơn, công việc của kế toán nhẹ nhàng hơn.

Đêm quyết toán: Ở BIDV, đêm 31/12 hàng năm ở các chi nhánh và cả Hội sở chính còn đương nhiên được gọi là Đêm quyết toán.

Không chỉ phòng Kế toán mà cả cơ quan đều làm quyết toán. Từ khoảng 7h tối đến quá nửa đêm, khi việc tiếp khách giao dịch đã kết thúc, công việc nội bộ đang dồn dập hoàn thành những bút toán cuối cùng - con số lợi nhuận hiện lên ngỡ ngàng. Cả chi nhánh oà vui, và tạm dừng tay để liên hoan. Giám đốc NHNN tỉnh dẫn đầu đoàn đại biểu các Ngân hàng Thương mại đi thăm và tặng hoa, tặng quà. Có nơi Giám đốc chi nhánh mời cả dâu, rể của ngân hàng đến chia vui, cảm ơn, để họ hiểu hơn công việc của người thân trong dịp quyết toán. Điện thoại suốt đêm reo vui giữa chi nhánh và Hội sở chính, để hỏi thăm, để thông báo tin vui hoàn thành kế hoạch, để chúc nhau năm mới thắng lợi mới. Và thế nào cũng có lẵng hoa và quà của Tổng giám đốc gửi chi nhánh Chúc mừng quyết toán thắng lợi, kinh doanh thắng lợi. Đêm quyết toán đầm ấm thâu đêm đã trở thành nỗi nhớ của mỗi cán bộ BIDV.

Quyết toán thời Hiện đại hoá

Năm 2005, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam triển khai dự án hiện đại hoá và hoàn thành vào năm 2006. Cũng như những người nghỉ hưu khác, tôi không được trực tiếp chứng kiến, đắm mình trong không khí quyết toán 2006 của BIDV. Nhưng tôi lại cảm nhận theo cách của riêng mình.

Trước hết, tôi cảm nhận qua sự hiểu biết về dự án hiện đại hoá. Với đặc tính hạch toán tập trung, quản lý dữ liệu tập trung, cập nhật số liệu tức thời, cho phép HSC (trung tâm) hạch toán tức thời, lập báo cáo cân đối toàn ngành hàng ngày, sau đó chuyển về chi nhánh. Điều đó cũng có nghĩa là cho phép, ngay đêm 31/12, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã có thể khoá sổ, tổng hợp, lập báo cáo cân đối của toàn hệ thống và của từng chi nhánh. Đối với những cán bộ trẻ, điều này đồng nghĩa với sự đón nhận tự nhiên như kết quả của tiến bộ kỹ thuật. Đối với những người cán bộ kế toán ngày xưa đã nghỉ là điều khó hình dung nổi. Còn đối với những giám đốc chi nhánh, cán bộ kế toán là thế hệ bắc cầu giữa các thời kỳ thì cảm nhận được niềm vui vô hạn này.

Tôi lại cảm nhận bằng âm thanh. Đêm 31/12 chuông điện thoại đổ hồi. Các em kế toán ở chi nhánh gọi về tíu tít báo tin: “năm nay quyết toán sướng lắm, máy chạy vèo vèo, chương trình êm ru, đã xong cân đối, kết quả kinh doanh, hoành tráng lắm…, chúng em đang liên hoan và nhớ đến chị…”. Tôi càng vui khi thấy các em đỡ vất vả nhiều.

Tôi lại cảm nhận bằng đôi mắt. Sáng 01/01/2007, tôi ngỡ ngàng khi đón một số đồng chí Giám đốc chi nhánh trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, chị Kế toán trưởng… đến chơi, “Năm nay quyết toán xong rồi, chúng em có thể yên tâm đến đây, cũng bõ công vất vả triển khai Hiện đại hóa”.

“Thế anh Nguyên đâu? - Chắc anh ấy đang sướng chị ạ”. Vậy là 2 - 10 - 2 phải không? (tức là tổng tài sản đứng thứ 2, với 10 tỷ USD và gấp 2 lần so với 2003). Nhìn nét mặt thanh thản, rạng rỡ của các em, tôi cảm nhận được cả niềm vui cũng nhân đôi -  quyết toán thắng lợi, kinh doanh thắng lợi.

(Nguồn tư liệu: Sách “Những kỷ niệm khó quên”,

xuất bản tháng 4/2007 - Nhà Xuất bản Lao động)